Comment organiser une réunion ?

ORGANISER UNE RÉUNION EN 4 ÉTAPES

La réunion est l’outil sans doute le plus utilisé dans la démocratie lycéenne, car c’est à travers elle que le dialogue et la mise en place des projets se font. En organiser une n’est pas toujours chose facile au début. Cette partie tentera de synthétiser les étapes nécessaires pour y parvenir au mieux.

Etape 1 : déterminer le cadre de la réunion

Tout d’abord il faut réfléchir au but de la réunion que l’on veut organiser afin de pouvoir établit un ordre du jour. Ensuite, il devient possible de définir qui sont les destinataires de cette réunion, et par conséquent qui va être invité.e et que quelle manière. Il faut également savoir où elle va avoir lieu (salle de conférence, salle de cours, amphithéâtre, etc). Ce lieu doit être choisi en fonction du type de réunion. En effet, il ne sera pas le même dans le cadre d’un débat public, d’une table ronde ou d’un groupe de travail.

Etape 2 : L’organisation proprement dite

Dans un premier temps, il faut établir un ordre du jour qui répertorie les points à aborder lors de la réunion. C’est lui qui cadre, de manière concrète le déroulement de la réunion et toi par conséquent présenter un enchaînement logique (cf. L’exemple d’ordre du jour ci-après)

 

Exemple d’ordre du jour pour une réunion inter-CVL

Conseil académique de la Vie Lycéenne

Présentation du CAVL

Compte rendu du CAVL

Présentation des commissions mises en place

Echange entre CVL

Comment fonctionne les CVL présents

Echanges des pratiques et initiatives de chacuns

Questions diverses

 

Ensuite, il faut prévoir le lieu de déroulement de la réunion. Pour ce faire, il faut faire une demande d’obtention d’une salle auprès des administrations concernées (cf. l’exemple ci-après)

 

Exemple de courrier pour demander une salle

Fait à XXX, le XXXX

Jean-Luc

Élu CVL/CAVL

Objet : Demande de salle

Madame, Monsieur,

Dans le cadre du (CVL/CAVL/CA), nous souhaiterions organiser (type de réunion). Cette réunion aura pour but (exposition du but de la réunion et des personnes conviées, ex : Élus CVL).

Elle aura lieu le (date) de (heure de début) à (heure de fin estimée).

A cette occasion, je vous prie de bien vouloir nous attribuer (type de salle nécessaire) où nous pourrions tenir cette réunion

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur,

l’expression de mes salutations distinguées,

.

Jean-Luc

Signature

Enfin l’ultime étape de l’organisation de la réunion consiste à rédiger une convocation à faire parvenir à toutes les personnes concernés (cf l’exemple de lettre type ci-après).

 

Exemple de convocation à une réunion

Fait à XXX, le XXXX

Jean-Luc

Elus CVL/ CAVL

Objet : Réunion du (CVL/CAVL)

Je vous prie de bien vouloir participer à la réunion du prochain (CVL/CAVL)

La (date de la réunion) à (l’heure de la réunion) – (lieu)

L’ordre du jour sera le suivant :

  1. XXX
  2. XXX
  3. etc

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur,

l’expression de mes salutations distinguées,

.

Jean-Luc

Signature

Enfin, sachez que le proviseur ne peut pas vous la refuser, sauf si son établissement ne possède pas les structures adéquates.

Etapes 3 : Prendre la Parole

Avant la réunion, il faut préparer une intervention. Pour ce fait, il convient de bien réfléchir à ce que l’on vas dire afin de ne pas se perdre dans des discours inutiles. Cela demande de préparer des notes solides et cohérentes où les points et les idées évoquées s’enchaînent de manière logique à l’oral. L’idéal est de ne pas avoir une lecture devant soi, mais d’y jeter un coup d’oeil de temps à autre.

De plus il faut parler clairement, en articulant suffisamment fort de manière à être entendu et compris de tous.

Etape 4 : Le compte-rendu

Comme on l’a vu tout au long de ce guide, il est impératif de rédiger un compte-rendu de la réunion (cf. le modèle type ci-après).

Il permet de garder une trace écrite de ce qui à été dit, débattu, décidée.. Ensuite, celui-ci est transmis aux personnes concernées par la réunion (ceux et celles qui ont participé.e en font partie, mais il n’y a pas qu’eux et elles).

Enfin,il ne faut pas oublier, dès le début de la réunion, de désigner un.e secrétaire de séance, chargé.e de prendre des notes précises pour la rédaction du compte-rendu.

 

Modèle type de compte-rendu

Type de réunion et date :

Personnes présentes : (Faire tourner une feuille de présence avec Nom, Prénom et Fonction)

Personnes excusées :

Bref rappel du but de la réunion : (Résumer les objectifs et le cadre de la réunion. Faire aussi un rappel de l’ordre du jour)

Point abordé : (Nom de la personne qui intervient ; résumer en quelques points son intervention)

Autre point abordé : (Idem)

Fin de la séance : (Heure de fin)

 

Cas particulier : Le débat

L’organisation d’un débat public est similaire à toute autre forme de réunion, à la différence qu’il faut impérativement cadrer une problématique et biens se documenter sur le sujet.

Lors du débat, il est important de l’introduire en exposant son cadre précis et la problématique posée.

Il est important, durant le débat, de faire attention à deux choses : se soucier du temps de parole de chacun, et veiller à ce que les interventions ne s’éloignent pas trop du thème initial du débat, au risque de rendre la réunion productive.

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