Les universités mettent de l’ordre dans le chaos en supprimant les anciennes feuilles de calcul au profit de nouvelles technologies de gestion de l’espace

Points clés à retenir:

• Columbia et Cornell Université rapportent que la technologie de gestion de l’espace apporte organisation et simplicité à réserver des espaces et des ressources partagés en fournissant une source unique de vérité.
• L’utilisation des nouvelles technologies pour gérer les espaces partagés donne plus de possibilités à l’administration et aux gestionnaires d’installations/d’événements. contrôle et visibilité sur leurs ressources, réduisant ainsi la confusion et la frustration.
• Une meilleure gestion de l’espace permet aux étudiants, aux professeurs et au personnel de se concentrer sur la raison pour laquelle ils sont là : éduquer, apprendre et gérer une institution efficace, sans effort.

Le travail hybride est aujourd’hui la norme dans l’enseignement supérieur, comme dans la plupart des établissements du monde. Une enquête de l’EAB de 2021 a révélé que la main-d’œuvre hybride au sein des Universités était d’environ 23 %, soit une augmentation significative par rapport à seulement 6 % avant la pandémie, sans aucun signe d’arrêt.

Avec une main-d’œuvre plus dispersée, confrontée à la gestion de calendriers complexes et aux réservations d’espace, la construction d’une communauté de campus organisée et connectée nécessite de l’intention et du temps. Avoir des travailleurs à la fois éloignés et souvent physiquement séparés rend encore plus frustrant la gestion efficace des tâches. rationaliser la collaboration et la communication.

L’administration universitaire et les gestionnaires d’événements/d’installations qui cherchent à simplifier la façon dont les étudiants, les professeurs et le personnel réservent des espaces et des ressources abandonnent les feuilles de calcul au profit d’une technologie de gestion de l’espace plus facile à utiliser (et beaucoup plus facile à superviser).

Mettez de l’ordre dans le chaos avec une source unique de vérité pour les réservations d’espace

« Le fait de disposer d’un seul endroit pour vérifier qui réserve quoi nous permet de bénéficier d’une visibilité et d’un contrôle complets sur ce qui se passe dans le bâtiment », a déclaré Gavin Curless, événements/installations au Cornell Université. « De plus, quelqu’un qui n’a jamais vu l’outil peut le comprendre. Les étudiants adorent voir le plan interactif et les descriptions des espaces afin de pouvoir réserver l’espace de la bonne taille avec les bonnes ressources quand ils en ont besoin.

Une source unique de vérité aide à mettre de l’ordre dans ce qui peut être un cauchemar de réservation composé de multiples feuilles de calcul, de systèmes de réservation papier et de réservations de calendrier de fortune.

Qu’il s’agisse de salles de classe, de laboratoires ou de salles de réunion, chacun peut voir en temps réel quels espaces et ressources sont à sa disposition, apportant ainsi de la clarté à sa prise de décision et également assurer l’intimité des espaces cela peut être interdit.

Réduisez la confusion et augmentez la visibilité grâce aux contrôles automatisés

« La technologie de gestion de l’espace a rétabli l’ordre dans le bâtiment », a déclaré Sans boucles. « Même lors de nos journées les plus chargées, les Communes sont en paix. C’était les retrouvailles avec un million de choses qui se passaient, et pas une seule fois je n’ai eu à m’inquiéter que quelqu’un se trouve dans la mauvaise pièce au mauvais moment. Maintenant, nous nous demandons : pourquoi procéderions-nous autrement ?

La technologie de gestion de l’espace assure le suivi de l’occupation et des informations détaillées sur les réservations, contribuant ainsi à réduire la confusion et à minimiser les litiges. Si des désaccords sur les espaces ou d’autres incidents surviennent, il existe un historique de réserves auquel on peut se référer.

Les règles automatisées et les quotas de réservation donnent également à l’administration universitaire et aux gestionnaires d’événements/installations plus de contrôle sur leurs espaces en leur permettant de décider comment et quand les gens peuvent réserver des espaces en fonction de facteurs spécifiques, tels que l’accès aux bâtiments ou besoins basés sur l’activité. Par exemple, les universités peuvent restreindre l’accès aux espaces aux seuls étudiants pour les immeubles résidentiels ou exiger une approbation pour les espaces de premier ordre.

Une manière plus simple de partager l’espace et les ressources augmente la satisfaction

« Notre salle de conférence et notre espace de bureau privé sont limités, nous voulons donc nous assurer que les gens disposent de la salle dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, sans se marcher sur les pieds », a déclaré Alejandro Vazquez, responsable administratif chez Columbia. « La technologie fonctionne. Je n’ai pas besoin de serrer quelqu’un dans la main tout au long du processus. C’est une chose de moins à gérer pour que je puisse me concentrer sur des choses plus importantes.

Au lieu d’avoir à parcourir des feuilles de calcul ou à vérifier la disponibilité en personne, la technologie de gestion de l’espace permet aux utilisateurs de voir à quoi ressemble un espace et vérifiez facilement les réservations en temps réelévitant ainsi la confusion, les doubles réservations ou les réservations perdues, ainsi que les frustrations qui en découlent.

La technologie apporte également une équité dans l’attribution des espaces, ce qui contribue à améliorer l’expérience sur le campus. Être capable de planifier des espaces et des ressources à l’avance, d’effectuer facilement des modifications si nécessaire et de mettre en place des restrictions pour éviter les réservations répétées sont autant d’éléments essentiels pour garantir que chacun ait accès à ce dont il a besoin quand il en a besoin.

En tirant parti de la technologie pour prendre en charge les tâches administratives liées aux réservations d’espaces, les professeurs, les étudiants et le personnel sont libres de se concentrer sur la raison pour laquelle ils sont là : éduquer, apprendre et gérer une institution efficace, sans effort.