Le cycle FAFSA sera-t-il plus fluide cette année ?

Le Université de Caroline du Nord à Chapel Hill faisait partie des plus de 2 000 établissements d'enseignement supérieur qui a servi d'initiale bêta-testeurs pour le 2025-26 Demande gratuite d'aide fédérale aux étudiants.

UNC-Chapel Hill a reçu un peu plus de 2 800 soumissions FAFSA au cours de la période de test bêta, Rachelle Feldman, le vice-recteur des inscriptions de l'université, a déclaré jeudi.

Le ministère de l'Éducation a officiellement lancé le formulaire jeudi après que des dizaines de milliers d'étudiants ont participé à plusieurs séries de tests bêta.

« Après des mois de travail acharné et de nombreux commentaires de la part des étudiants, des écoles et d'autres parties prenantes, nous pouvons affirmer avec confiance que la FAFSA fonctionne et servira de passerelle vers l'accès à l'université et l'abordabilité pour des millions d'étudiants », a déclaré le secrétaire américain à l'Éducation, Miguel. Cardona a déclaré dans un communiqué.

Cependant, cette année marquera la deuxième année consécutive où le ministère de l'Éducation retardera le déploiement du FAFSA après le 1er octobre. — til sort avec il est diffusé auprès des étudiants et futurs étudiants depuis 2017.

La publication par le ministère du formulaire FAFSA remanié au cours du dernier cycle d'aide a été embourbé dans des problèmes techniques et des retards. Le chaos a créé des défis pour les administrateurs des Universités, qui faisaient souvent des heures supplémentaires pour tenter de traiter les formulaires et de résoudre les corrections dans des délais réduits.

Mais malgré le dernier retard – et quelques problèmes techniques majeurs – les experts en aide financière estiment que le déploiement de cette année sera beaucoup plus fluide. Ils recommandent plusieurs stratégies aux Universités pour aider leur personnel d’aide financière à éviter l’épuisement professionnel et à traiter les formulaires si des problèmes se reproduisent cette année. Cela implique d'améliorer la communication avec les étudiants potentiels et leurs familles, d'examiner et de signaler les problèmes techniques et de fournir davantage de soutien aux équipes d'aide financière.

Le Association nationale des administrateurs de l'aide financière aux étudiants fait partie des groupes qui anticipent un déploiement plus facile ce cycle, grâce au période de test bêta. Sarah Austin, analyste politique à la NASFAA, a déclaré avant le lancement officiel qu'elle s'attendait à ce que la période de test bêta permette au ministère de l'Éducation de résoudre « la plupart des problèmes ».

Cette année, le ministère de l'Éducation a également été plus transparent sur la période de test, les problèmes affectant le formulaire et le retard de déploiement… chronique de toutes les mises à jour et les zones problématiques sur son site Web, a déclaré Austin. L’année dernière, les administrateurs de l’aide financière n’ont été informés des retards que « lorsqu’il était trop tard pour les planifier de manière proactive ». Austin dit.

« Nous savons que ce retard se produit bien à l'avance afin qu'ils puissent vraiment planifier comment respecter leur calendrier cette année », Austin dit.

Des problèmes pourraient encore survenir

Malgré un déploiement plus fluide attendu, des problèmes techniques en suspens continueront probablement à poser des problèmes aux bureaux d'aide financière.

Par exemple, les corrections par lots – dans lesquelles les administrateurs de l'aide financière effectuent des ajustements groupés aux dossiers FAFSA – ne sont pas incluses dans le déploiement du formulaire. Cela signifie de Feldman Le bureau de l'UNC doit passer par un processus plus fastidieux pour corriger les formulaires FAFSA individuellement, ce qui « prend beaucoup plus de temps et double le travail », a-t-elle déclaré.

Le ministère de l’Éducation a déclaré jeudi qu’il prévoyait de rendre disponibles des corrections par lots dans les « mois à venir ».

Pendant la période de test bêta, Feldman j'ai vu quelques problèmes de soumission surgir.

Par exemple, les étudiants se heurtent à des problèmes s'ils ont des parents qui n'ont pas de numéro de sécurité sociale, ou s'ils écrivent leur nom complet à un endroit du formulaire et leur surnom à un autre.

L'aide fédérale aux étudiants le bureau a résolu certains problèmes pendant la période de test.

Par exemple, les dossiers d’informations sur les étudiants institutionnels, qui contiennent des informations sur les candidats FAFSA, ont été envoyés au mauvais bureau d’aide financière d’un établissement d’enseignement supérieur dans un cas « en raison d’une expérience étudiante déroutante ». La FSA a résolu ce problème via une version logicielle du 27 octobre.

Une mise à jour du 7 novembre a également noté qu'environ 560 étudiants dont les cotisants n'avaient pas de numéro de sécurité sociale avaient soumis leurs formulaires FAFSA.

Mais les problèmes persistants ont ralenti de Feldman équipe, prenant du temps sur d'autres fonctions importantes comme fournir des conseils individuels aux étudiants, a-t-elle déclaré avant le lancement du formulaire.

« Je pense qu'il y a un chemin à parcourir avec la simplification de la FAFSA qui va prendre plus d'un an », Feldman a dit. « Il va nous falloir quelques cycles pour vraiment y parvenir. »

Le ministère de l'Éducation a également indiqué jeudi avoir embauché des centaines de travailleurs supplémentaires pour ses centres de contact afin de répondre à la demande des étudiants. L’agence a néanmoins noté que les appelants peuvent subir « des temps d’attente plus longs que d’habitude » pendant les périodes de forte demande.

Tout n’est pas fluide

Le scepticisme parmi les dirigeants de l'enseignement supérieur quant au déploiement de cette année est « assez universel », a déclaré Jeff Spear, fondateur de collègue CFO, un entrepreneur spécialisé dans les processus financiers dans les établissements d'enseignement supérieur.

Mais cela est particulièrement répandu dans les petits établissements qui s'appuient sur les données des candidats de la FAFSA pour concevoir la bonne stratégie d'aide financière pour leurs étudiants – qui ont souvent de faibles revenus et ont besoin de beaucoup d'aide pour déterminer s'ils peuvent se permettre des études supérieures, a déclaré Spear.

Lance » a-t-il déclaré et « la plupart des gens ne croient pas que ce sera le désastre que ce fut l'année dernière ». Mais le cycle pourrait comporter des défis supplémentaires.

Le ministère de l’Éducation, par exemple, a suspendu certaines de ses activités normales de réglementation au cours du dernier cycle pour aider les Universités à faire face aux problèmes et aux retards de déploiement. Cela comprenait la réduction Exigences de vérification des candidats FAFSA et suspendre temporairement certains examens de la conformité des institutions à diverses normes fédérales.

Lance estime que le retour de ces réglementations pourrait mettre au défi les administrateurs de l'aide financière alors qu'ils tentent de vérifier les candidats qui pourraient manquer certaines données.

Les administrateurs des Universités peuvent également manquer de confiance dans le ministère de l’Éducation.

« Si quelque chose ne va pas, je pense que les gens réagiront immédiatement de manière quelque peu négative. … On y va encore une fois, » Lance dit. « Si cela signifie qu'ils doivent retraiter les demandes à cause d'erreurs, cela va ajouter à l'angoisse des bureaux d'aide financière. »

Stratégies pour un déploiement plus fluide

Les bureaux d'aide financière peuvent mettre en œuvre plusieurs stratégies pour résoudre les problèmes potentiels qui pourraient survenir lors du déploiement de cette année, selon les experts.

UNC-Chapel Hill's Le bureau d'aide financière « a vraiment travaillé sur notre communication avec les étudiants et les familles afin qu'ils comprennent que ce n'est pas seulement leur cas et que nous n'essayons pas de les ignorer ». Feldman dit.

Cette communication avec les étudiants potentiels est essentielle, selon Lance. L'année dernière, les établissements qui ont communiqué avec leurs étudiants potentiels ont fait mieux que les Universités qui ont simplement dit à leurs candidats qu'ils ne savaient pas ce qui se passait avec le processus FAFSA, a-t-il déclaré.

« Vous devez envoyer des informations détaillées qui font la promotion de l'établissement, qui parlent de la valeur du lieu et encouragent cet étudiant à revenir et à rester engagé » Lance a dit.

Si les administrateurs de l'aide financière rencontrent des problèmes une fois qu'ils commencent à recevoir les formulaires, ils doivent signaler les problèmes aux fournisseurs de logiciels et au ministère de l'Éducation afin qu'ils puissent faire l'objet d'une enquête et être résolus le plus rapidement possible. Austin dit.

Défis de dotation

Les délais en constante évolution et les problèmes techniques survenus au cours du cycle d'aide financière de l'année dernière ont été « émotionnellement épuisants et frustrants » pour le personnel d'aide financière de l'UNC-Chapel Hill, Feldman dit.

« Cela ne s'est pas encore vraiment arrêté » Feldman ajouté. « Nous entrons dans le prochain cycle sans que tous les problèmes du cycle précédent soient encore résolus. »

Le métier d'administrateur financier a eu du mal avec un turnover élevé avant même le déploiement du dernier cycle. Ensuite, les administrateurs ont travaillé de longues heures pendant une grande partie de l’année dernière pour tenter de remédier au barrage d’erreurs, pouvant conduire à l’épuisement professionnel.

Pour éviter le burn-out, de Feldman Le bureau fait de son mieux pour prendre soin de toute l’équipe d’administration de l’aide financière.

Les responsables de l'UNC ont embauché des conseillers en aide financière supplémentaires et tentent de donner la « grâce » à leur personnel : en achetant la pizza du bureau ou en réduisant les heures de service à la clientèle afin que les employés puissent remplir les documents nécessaires. Feldman dit.

Lance a recommandé que les administrateurs des bureaux d'aide financière rencontrent quotidiennement leur personnel afin qu'ils puissent évaluer leurs sentiments et identifier les problèmes auxquels ils sont confrontés. Et ils devraient envisager de rémunérer davantage leurs employés financiers, a-t-il déclaré.

Si les problèmes techniques se répètent cette année en raison du retard du déploiement, les institutions voudront peut-être également embaucher de l'aide pour leurs bureaux d'aide financière, Lance dit. Cela pourrait inclure une assistance administrative temporaire pour des travaux obligatoires qui ne nécessitent pas d'expertise technique, comme la saisie de données, a-t-il déclaré.

Le point positif du déploiement difficile du dernier cycle est que de plus en plus de Universités se rendent compte à quel point leurs bureaux et leur personnel d'aide financière – ainsi que l'aide financière en général – sont essentiels pour l'ensemble de l'établissement. dit Austin.

« Je sais qu'il y a eu du burn-out et je sais que ça a été une année difficile » dit Austin. « Mais ils font partie du personnel le plus travailleur et le plus dévoué et je sais qu'ils vont continuer à faire avancer les choses pour ces étudiants et leurs familles. »