Comment un système d'alerte précoce a augmenté l'achèvement du FAFSA d'un Université
Nashville – Les dirigeants des Universités comprennent la valeur d'une application d'aide financière remplie, mais ils sont souvent confrontés à des obstacles pour aider les étudiants à naviguer dans le slog de la paperasse.
Holyoke Community Université, dans le Massachusetts, rencontré ce problème au printemps 2023. Ce semestre, 47% des participants à l'orientation du nouvel étudiant du Université n'avaient pas terminé leur Demande gratuite d'aide aux étudiants fédérauxles dirigeants institutionnels ont dit Lundi au Conférence annuelle de l'American Association of Community Colleges.
Parallèlement à de faibles niveaux d'achèvement du FAFSA, ils ont également noté que des dizaines d'étudiants qui avaient autrement rempli leurs demandes d'aide financière manquaient une paperasse cruciale – qui est devenue le facteur décisif entre l'État couvrant complètement leurs frais de scolarité ou non.
Holyoke a mis en œuvre un système d'alerte précoce pour relever les défis parmi les deux groupes. En tendant de manière proactive les nouveaux étudiants et en les invitant à des séances de conseil en tête-à-tête, Les responsables ont augmenté les taux d'achèvement du FAFSA parmi cette cohorte de 14% pour l'automne 2023 et a obtenu les aides d'État appropriées à ceux qui étaient éligibles.
Paperasse manquante
Inscrire quelque 3 700 étudiants de crédit, Holyoke est situé dans une zone dense avec environ 20 autres établissements d'enseignement supérieur, selon Lauren Leclair, directrice associée des technologies et opérations admissions du Université communautaire.
« Nous nous battons pour nos étudiants. Nous voulions nous assurer que nous allions bien par nos étudiants et leur appuyant l'aide », a-t-elle déclaré aux participants à la conférence. « Les nouveaux étudiants ne savaient probablement pas qu'ils n'avaient pas de paperasse qui était nécessaire. »
Beaucoup ne savaient pas non plus où aller pour en savoir plus sur l'aide financière, a déclaré Kim Straceski, Holyoke Directeur associé de la conformité à l'aide financière et du service à la clientèle.
« Ils obtiennent des informations différentes de la part des différents bureaux, et ne viennent pas toujours pour rencontrer l'un des experts en aide financière », a-t-elle déclaré.
Au printemps 2023, le Université n'avait pas de moyen d'alerter les étudiants ou le personnel d'aide financière sur les documents d'aide financière manquants, selon le cabinet d'éducation EAB. Holyoke a employé le groupe pour établir un nouveau système de gestion de la relation client pour résoudre ces problèmes.
Le nouveau système a pingé les étudiants pour les alerter sur les documents manquants et les a incité à planifier un rendez-vous de conseil pour corriger l'erreur. Un conseiller a également suivi un e-mail plus détaillé, soulignant qu'ils pouvaient aider les étudiants à traquer les documents nécessaires.
« Les étudiants font des e-mails ouverts – si c'est assez important, » Liclair dit.
À l'arrière, le système a permis à la fois au personnel d'aide financière et aux conseillers universitaires de voir des notifications aux étudiants et à tout progrès qu'ils ont réalisé en remplissant leurs formulaires. Avant, les deux bureaux étaient déconnectés les uns des autres dans ce processus.
À l'automne 2023, 67% des étudiants qui ont reçu des alertes précoces avaient rempli leurs exigences en matière d'aide.
Le système d'alerte précoce a également aidé de nouveaux étudiants à apprendre où demander de l'aide pour tout problème de l'aide financière potentiel qui se posait à l'avenir.
Mettre en connexion
À Holyoke, Près de 600 étudiants sont inscrits à MassReconnect, un programme de Université communautaire gratuit géré par l'État pour les étudiants non traditionnels. Depuis 2023, les résidents de l'État âgés de 25 ans et plus qui n'ont pas de diplôme ont été éligibles pour fréquenter le Université communautaire gratuitement, tant qu'ils terminent le FAFSA.
Les premiers résultats indiquent le programme a stimulé le nombre d'apprenants adultes inscrit dans les Universités communautaires du Massachusetts, en particulier ceux des ménages gagnant en dessous du revenu médian de l'État.
Mais Holyoke a identifié un problème pour environ 40 de ses étudiants de MassReconnect – ils manquaient un document clé.
« Tous ces étudiants doivent signer un affidavit atteignant le fait qu'ils n'ont pas obtenu de diplôme préalable », a déclaré Straceki.
Mais pour beaucoup, cette exigence n'a pas été clairement indiquée dans le matériel promotionnel du programme MASKReconnect.
« Lorsque les étudiants lisent à ce sujet sur le site Web de l'État et qu'ils en entendent parler dans les nouvelles – rien à propos de cet affidavit n'a été mentionné », » Straceki dit.
Holyoke Je ne pourrais pas distribuer du financement de l'État pour couvrir les frais des étudiants sans cette documentation. Mais tHanks au système d'alerte précoce, Straceki sAider le Université a reçu les 40 affidavits par échéance.
Au-delà de cet écart de paperasse, le système a aidé le Université à s'engager avec plus Mettre en connexion étudiants. Environ la moitié d'entre eux, 294, ont depuis utilisé le logiciel pour planifier des sessions de conseil individuelles pour répondre aux questions d'aide financière. Le Université attribue cela à l'amélioration de la capacité des étudiants à rester inscrit.
Il a également aidé les responsables à identifier les étudiants qui peuvent être éligibles Mettre en connexion. Même si les étudiants ne s'inscrivent pas finalement au programme, Straceki Dit, la communication du Université sur le sujet a suscité « beaucoup de FAFSA terminées ».
